会议通知

会议通知六要素是什么

时间:2022-10-25 16:07:04 会议通知 我要投稿

会议通知六要素是什么

  导语:近日,将召开一次销售工作会议,要求各分公司主管此项工作的负责人参加,会期两天。请按要求草拟一份会议通知。下面是小编为您收集整理的会议通知,希望对您有所帮助。

会议通知六要素是什么

  ●会议要素之与会者

  与会者就是参加会议的正式成员,包括主持人,也包括秘书,但不包括在会场上的其他服务人员。

  ●会议要素之主持人

  会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人,或是有相当地位、威望的人担任。一般有两种情况:

  另一种是临时的主持人,比如,各种代表会议,或几个单位、几个地区的联席会议,则由代表们选举或协商产生。特别重大的会议,则需产生相应人数的主席团,由主席团成员集体或轮流主持会议。

  ●会议要素之议题

  议题是会议所要讨论的题目,所要研究的课题,或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性,又必须具有明确性和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究,才容易取得共识或最后表决通过。

  每次会议的议题应该尽可能集中、单一,不宜过多,不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论,使与会者的注意力分散,不利于解决问题。

  有些重大的代表会议,先由代表提出“提案”,由秘书或秘书处汇总。再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过,才能成为列入会议议程的正式议题。

  ●会议要素之名称

  正式会议必须有一个恰当、确切的名称。

  俗话说,名不正则言不顺。会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模,等等。

  会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会前的“会议通知”,使与会者心中有数,作好准备;又用于会后的宣传,扩大会议的效果;更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力。

  大中型的会议名称被制作成横幅大标语,置于会议主席台的上方或后方,作为会议的标志,简称“会标”。会标必须用全称,不能随意省略,以免不通,产生误会。

  ●会议要素之时间

  会议时间有三种含义:

  A 一是指会议召开的时间;

  B 二是指整个会议所需要的时间、天数;

  C 三是指每次会议的时间限度。

  会议召开时间

  某个会议什么时间召开最合适?要考虑多种因素。

  首先是需要,如每周一次的工作例会,通常放在周末的下午,一周即将结束,下一周就要开始,利于承上启下。一年一度的职工代表会议,宜于年初召开,既利于总结上年的工作、生产成果,又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划,通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。

  其次是可能,即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会,常定在下班前半小时,而不是安排在刚上班时。

  再次是适宜,即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。

  会议需要时间

  会议需要时间可长可短,尽量紧缩。少则几分钟、几十分钟;多则几天、十几天。会议组织者应尽可能准确地预计需要时间,在会议通知中写明,便于与会者有计划地安排。

  会议时间限度

  每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间,应该安排中间休息。

  会议地点,又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡,又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果,选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。

  ●会议要素之地点

  会议地点,又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡,又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果,选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。

  国际性或全国性会议,要考虑政治、经济、文化等大因素;专业性会议,应选择富有专业特征的城乡地区召开,以便结合现场考察。小型的`、经常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址,还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。

  主持人是会议过程中的主持者和引导者,也往往是会议的组织者和召集者,对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。

  会议礼仪

  是召开会议前、会议中、会议后及参会人应注意的事项,懂得会议礼仪对会议精神的执行有较大的促进作用。

  会议准备

  1、确定会议主题与议题(要有切实的依据;必须要结合本单位的实际;要有明确的目的)

  2、确定会议时间(会议的最佳时间,要考虑主要领导是否能出席)

  3、确定会议所需用品和设备(必备用品是指各类会议都需要的用品和设备,包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。)

  4、确定与会人员名单(包括出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。)

  5、确定会议地点(要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。)

  6、拟发好会议通知(会议通知必须写明开会时间、地点、会议主题及参加者等内容。要提前一定的时间发通知,以便使参加者有所准备。)

  会议前

  现代化的会议离不开各种辅助器材,在召开会议之前,就应该把各种辅助器材准备妥当。会议上的茶水饮料最好用矿泉水,因为每个人的口味不一样,有的人喜欢喝茶,有的人喜欢喝饮料,还有的人喜欢喝咖啡,所以如果没有特别的要求,矿泉水是最能让每个人都接受的选择。

  会议中的注意事项

  1、做好会议记录安排好专职的会议记录员,对参会人员的发言进行记录(特别是讨论性质的会议),记录内容会后留底。安排专人摄影(摄像、录音),会后留底。

  2、会议秩序参会人员入座后会议正式开始,这时非参会人员应全部离开会议室;在会议进行中,双方要关闭所有的通讯工具(或调到静音),人员也不要随便进出。

  3、会议服务

  (1)参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。

  (2)除讲话人之外,服务人员是唯一走动的人,唯一关注的人,所以一定要注意着装。如:女性的皮鞋,走动时注意不能发出声响;动作要轻、慢、柔、避免快、重!

  (3)讲师的行李包(或笔记本包)注意要放在椅子或其他上面,应避免直接放置在地上,这能反映出服务细节的水平。

  (4)会议时间较长时,可适当安排中途休息时间。

  会议后

  整理会议记录

  (1)整理好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录,进行备案。

  (2)完成会议总结材料,材料内容应包括:会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。

  (3)整理完成会议总结材料后报领导审批,将审批通过的材料分发至各参会人员遵照执行。

  (4)重要会议结束后可考虑在网上发布会议相关新闻。

  会议结束后,主方人员应将客方人员送至电梯口或送到大楼门口上车,握手告别,目送客人汽车开动后再离开。

  如果安排了与会议内容密切相关的参观考察活动,则应在参观点安排专门的接待人员,并悬挂欢迎性的标语横幅。

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