三、PPT 文稿的结构
结构是文稿材料的组织构造、布局谋篇，是发言人思路的外在表现。PPT 文稿的结构既要在排 列先后顺序上下功夫，也要在呈现方式和程序上仔细推敲，更要有整体把握的原则和制作技巧。具 体应注意以下几点：
第一，结构完整。如前所述，PPT 文稿通常由首页、主体和尾页组成，其中主体部分由引语、 基本观点和小结三部分粗放构成。作为演示性文稿，PPT 追求为读者提供视觉享受，虽不像传统文 本那样进行细密的逻辑勾连，但基本结构要素要齐备，便于讲话人通过口头连缀对文
稿进行内容上 的逻辑衔接。
第二，层次清晰。许多讲话人认为讲话重在内容，形式是为内容服务的。但是实际上，不注意 文稿的表达层次就会影响表达效果、降低预期目的的实现。对 PPT 文稿而言，形式更是与内容并重， 在内容的演示上，应有明显的层次感，为讲话人通过口语表述对粗放型结构进行逻辑勾连留有充分 的余地，以便为内容添彩。因此，PPT 文稿特别强调文本结构要素排列的顺序化和结构的外在衔接， 除并列式线性结构外，还可采用树状结构、网状结构和混合结构等呈现方式。
PPT 文稿的所谓“层次清晰”，除了文稿一般意义上的先说什么、后说什么以及表述中语句的
衔接等问题外，还有一个演示中层次鲜明的问题。为此，撰写 PPT 文稿不仅要准备文字脚本，还要 对文字脚本进行编辑。PPT 文稿的编辑要素和技巧很多，要特别注意的有以下几方面：
1.文字的编辑。即对 PPT 页面文字的字数、字体、字号和字色等相关内容的设计。 PPT 文稿的每页字数不宜太多，否则影响页面的视觉效果，给人一种“堵”的感觉。这就要求 文字脚本要尽可能精炼，编辑脚本时注意分页表达、概括表达。另外，对大段的文字要尽量化整为 零、化抽象为具体，如采用分段表述或图表表述等。反过来，每页 PPT 的字数也不宜太少，否则会 给人一种“空荡荡”的感觉。对此，可采用增加图片或增添动态效果等方式弥补。
一般情况下，一个 PPT 讲话稿页面的文字量要与它采用的字体相称。而字体的大小又要根据会 场的大小来判断。如果是小规模的会议室，可以采用20号甚至再小一点的字号。但是在较大的会场 上，为了保证视觉效果，最少也要用30号以上的字号，并且要排列清晰，行距适中。
另外，一份 PPT 讲话稿的字体和字色不要太繁多，一个页面最多采用两三种字体和字色，以免 给人眼花缭乱的感觉，因形害意。同时还要注意亮度对比要恰当、清晰地突出文字。
2.标题和内容的编辑。即对 PPT 当页标题和内容动态效果等相关内容的设计。 ? 原则上，PPT 文稿每页都要有当页标题和内容，采用不同的字体、字号和字色，层次分明、一
目了然，不能混在一起。在呈现方式上，为了做到动静相宜，标题一般不采用动画效果，随着页面 的切换自动呈现。内容的出现则应通过播放次序的设置和鼠标的控制，随着发言人的讲话节奏、速 度和内容的展开逐步呈现，根据需要设计“出现”动画，如淡入、淡出、叠加、分裂、百叶窗等。
另外，正文主体内容的文字应分级，不同级别的文字在字号和项目符号上应有所不同。
3.模板的编辑。即对 PPT 首
页、主体和尾页模板的设计。 ? 为了省事起见，人们通常会采用 PowerPoint 软件自带的幻灯片模板，较少自制模板。但其实
自制模板并不像人们想象的那样复杂。一份别出心裁的 DIY 模板不仅能达到与众不同的效果，还可 以免去每次制作幻灯片前对模板精挑细选的麻烦。当然也可以通过对 PPT 自带模板的修改达到独特 的效果。无论自制还是修改，应注意针对首页、主体和尾页三个部分的不同要求去设计或选用。
PPT 文稿首页模板的设计要简洁大方，突出讲话标题，同时在大屏幕上播放时不能出现字迹模 糊不清的现象，所以最好选用白色为底色，图形的基色最好以公司或所在单位 LOGO 的基色为准。另
外，PowerPoint 默认的主标题字体是44号宋体字，为了美观，可以把它改成48号隶书，并在字体格 式中添加阴影效果;副标题反映与讲话人相关的信息，字体修改为32号隶书，并将文本框向下移动 少许，使其和主标题之间层次鲜明。
通常 PPT 文稿主体部分除主体内容外，每页有个小标题，此外还需强调制作 PPT 的单位或部门 等信息;对内容繁杂的讲稿，还应显示内容的目录信息，所以在设计内容页面模板时应该把整个页 面划分为四个部分：小标题部分、主体内容、LOGO 和部门名称、目录部分。为了使页面简洁，建议 “LOGO 和部门名称”与“目录部分”不要同时呈现，二择一即可，这样就简化为三个部分了。例如： ??PPT 文稿的尾页应精心设计动态效果，在字体、字号等方面注意与首页风格相呼应，给人留下 善始善终的完美印象。
四、PPT 文稿的写作要求
应用文是为读者服务的，作者要有“读者意识”。既然 PPT 文稿的“读者”主要是以“观众” 而非“听众”的身份出现，作者除了遵循一般传统文稿的写作要求外，还要注意一些特殊的要求。
1.构思要完整，表述要摘要、片断。作为提供视听的演示稿，PPT 文稿的外在表现形式是摘要 式、片断式的，但讲话人的构思不能因此而零散，必须通过口语表达呈现出其内在的逻辑关联才能 使观众获得完整、准确的信息。
2.注意动静结合，立体化展示。PPT 文稿既然是一个立体的展示平台，就不要人为地让它平面 化。简单地把传统文本转换为 PPT 形式，缺乏必要的变化和多媒体手段的演示，是 PPT 文稿呆板、 令人厌烦的重要原因。除了上文提到的让文字和模板“动”起来以外，还可以根据具体情况恰当采 用配音和指针等多媒体手段增强其视听效果。
例如在较为冗长的讲话中，一个主题或章节结束后，为了让讲话人和观众能放松或调整一下， 可以配上轻柔、舒缓的背景音乐，并利用一个文稿页面来回顾一下刚刚讲过的重点内容，进一步加 深观众的印象。另外，还可以根据内容，插一些场景描绘的照片和图片。但是，演示文稿不是电影， 而是用来帮助讲话人吸引观众、强化内容的一种手段，因此不能通篇都配背景音乐或其他图片，否 则会喧宾夺主;也要考虑背景音乐和文稿内容的匹配，不要给人不伦不类的感觉。
此外，PPT 自带绘图笔，讲话人在作 PPT 演示的时候，可以打开软件提供的“指针”，选择绘
图笔的类型，在一些词句下面划线或做现场标记、绘图，既增强了讲话的现场感，也可以更好地吸 引观众。
总之，只有立体、动态的 PPT 文稿才能达到文质兼备的效果，体现出不同于传统文稿特质和优 长。
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